Pencatatan Dan Pelaporan

PEDOMAN WAWANCARA

Lokasi wawancara dilakukan di pinggir jalan tempat klien biasa beraktivitas, klien termasuk dalam kelompok anak jalanan yang biasa mengamen di sekitar jalan Ir. H. Djuanda. Tampilan luar klien seperti anak jalanan pada umumnya. Sebelumnya saya telah mengkonfirmasi pada klien untuk melakukan wawancara sehingga kondisi klien lebih siap dibanding hari pertama saya menemuinya.

Maka untuk kelancaran dalam berlangsungnya wawancara, saya telah menyiapkan pedoman wawancara sebagai berikut :

A.    Identitas Klien

1.      Nama dan usia klien

2.      Asal/tempat tinggal klien

3.      Jumlah saudara klien

4.      Hubungan klien dengan keluarganya

B.     Berdasarkan ekonomi :

1.      Sejak kapan klien mengamen?

2.      Di mana biasanya klien mengamen?

3.      Mengapa klien memilih mengamen?

C.     Berdasarkan keadaan fisik klien :

1. Keadaan fisik klien

D.  Berdasarkan psikologis klien :

1. Sikap dan gerak-gerik klien ketika wawancara berlangsung.

2. Bahasa-bahasa non verbal klien ketika wawancara.

E. Berdasarkan kehidupan sosial klien :

1. Bagaimana hubungan klien dengan orang tuanya?

2. Bagaimana hubungan klien dengan keluarganya?

3. Bagaimana hubungan klien dengan teman-teman sekelompoknya?

A. LATAR BELANG

Klien berinisial X, anak laki-laki berusia 18 tahun yang biasa beraktivitas sebagai pengamen di sepanjang jalan Ir. H. Juanda, Dago. X berperawakan sedang, tinggi 172cm dan berkulit sawo matang dengan ciri khas beberapa pearcing di telinga dan hidungnya.

Menurut informasi yang saya dapat X sudah terbiasa dengan kehidupan jalanan sejak lima tahun lalu, tepatnya ketika ia putus sekolah dan memutuskan kabur dari rumah dengan alasan keluarga yang tidak harmonis dan perasaan selalu di beda-bedakan oleh orangtuanya sedang pengaruh dari pear groupnya sendiri ikut memicu X memilih keputusan tersebut.

Dalam kehidupan keluarganya, X merupakan anak ke dua dari tiga bersaudara yang ketiganya adalah laki-laki, sehingga dalam pola pengasuhannya orang tua X tergolong keras dalam mengasuh anak-anaknya. Selain itu, menurut pengakuan X keluarganya sendiri tidak pernah perduli akan keberadaannya. Hal ini yang menguatkan X untuk tetap berada di jalan yang dianggapnya mampu menerimanya apa adanya.

Sejak X putus sekolah dan menjadi anak jalanan, kehidupan sosial yang di terimanya pun berubah drastis. Dari persaingan dalam mempertahankan hidup di jalan dimana X biasa mencari penghasilan untuk kebutuhannya yang masih dianggap tidak memadai, membangun kekuatan dari gangguan luar yang biasa di sebutnya ‘japre’ atau jatah preman hingga penguatan diri terhadap sikap keluarganya yang telah mengaggapnya tidak ada dentgan hiburan seadanya dari beberapa teman yang sudah dianggap seperti saudaranya sendiri.

Pear group dari pergaulannya ini pun yang mengenalkannya kepada minuman dan kehidupan bebas yang telah dianggap lumrah bagi sebagian besar mereka yang biasa hidup di jalanan.

B. PERAN PEKERJA SOSIAL

Pada kasus ini, klien mengalami ketidak berfungsian sosial yang dapat menghambat perkembangan klien dalam pemenuhan kebutuhan dan pencapaian tugas-tugas kehidupannya sebagai mahluk sosial yang bermasyarakat. Selain hal-hal tersebut klien juga mengalami hambatan dalam pengaktualisasian diri serta hubungan terhadap sistem sumber serta hambatan terhadap potensi diri secara tepat.

Dalam usaha membantu klien mengembangkan potensi dan menghubungkan klien kepada system sumber yang berkompeten terhadap potensi klien, maka peran pekerja sosial yang saya lakukan adalah sebagai berikut:

1.      Konselor

Pendekatan konseling diupayakan dengan tujuan pengungkapan diri terhadap perasaan yang dialaminya dan penguatan terhadap potensi diri yang dimiliki klien. Melalui pendekatan konseling pula klien diharapkan mampu mengexplorasi diri akan  penerimaan terhadap diri sendiri dan kemampuannya dalam menolong dirinya sendiri.

2.      Motivator

Peranan penting pekerja sosial dalam memberi dukungan, penguatan, motivasi dan kepercayaan diri kepada klien akan kemampuannya dan penumbuhan terhadap kemampuan atau potensi diri yang telah disadari maupun yang belum disadari oleh klien.

3.      Broker

Pekerja sosial berperan vital dalam menghubungkan klien kepada system sumber yang dibutuhkan oleh klien dimana pada kasus ini system sumber potensial yang dapat di manfaatkan adalah pelatihan ketrampilan yang bermanfaat bagi klien. Salah satunya seperti rumah singgah, panti sosial maupun praktek-praktek ketrampilan yang diberikan oleh badan-badan sosial maupun lembaga sosial yang concern terhadap perkembangan potensi anak jalanan.

C. FAKTA-FAKTA KUNCI (KEYS FACTS)

1.      Klien X berusia 18 tahun, putus sekolah dan kabur dari rumah.

2.      Berasal dari keluarga broken home yang tidak mempedulikan keberadaannya lagi.

3.      X merupakan anak jalanan yang bekerja sebagai pengamen.

4.      Melalui pear groupnya X mengenal minuman dan kehidupan bebas yang dianggap wajar oleh mereka yang biasa hidup di jalalnan.

5.      X bergantung terhadap kehidupan jalanan sejak lima tahun terakhir.

D. PARASAAN-PERASAAN KLIEN

• Perasaan Marah (Feeling of anger)

NO	Kepada	Mengapa
1.	Dunia	1.      Merasa tidak adil 2.      Merasa tidak beruntung berada di dunia 3.      Orang-orang menganggapnya remeh dan buruk
2.	Orang tua	1.      Merasa dibeda-bedakan dari saudaranya 2.      Di anggap tidak ada dan disia-siakan
3.	Keluarga	1.      Tidak pernah mempedulikan keberadaannya 2.      Tidak mempertimbangkan perasaannya

• Perasaan Bersalah (feeling of guilt)

Mengapa (why)

1.      X marah terhadap dirinya sendiri karena berbagai alasan.

2.      Ia telah melakukan banyak hal yang merugikan dirinya sendiri.

3.      Ia tidak mampu memenuhi harapan keluarganya.

• Perasaan Keterasingan (feeling of isolation)

1.      Tidak mengetahui kabar orang tua dan keluarganya.

2.      Kehilangan masa kecil dan teman sepermainannya karena putus sekolah.

3.      Buta akan informasi dan pendidikan yang ditinggalkannya.

• Perasaan Ketakutan (feeling of fear)

NO	Apa yang ia takutkan	Mengapa
	Kehidupan	1.      Masa depannya yang dianggapnya tidak ada kemajuan dengan kegiatan yang itu-itu saja 2.      Potensi diri yang dianggapnya tidak dimiliki dan tidak berkembang 3.      Indikasi depresi dan kebutuhan akan penerimaan diri dengan mengikuti pola kehidupan pear groupnya

• Perasaan depresi

1.      Ia kehilangan keluarga, sahabat, dan pendidikannya.

2.      Banyak hal yang mengindikasi ia telah kehilangan segalanya karena apa yang telah di pilinya.

3.      Kebimbangan akan masa depan yang dianggapnya suram dan monoton.

4.      Pola hidup yang menyimpang dianggap sebagai pelarian dari rasa depresinya.

• Perasaan Significant Other (diantaranya pekerja sosial)

NO	Perasaan-perasaan Pekerja Sosial	Tingkah Laku
	Merasa simpati	Memotivasi klien dalam mengenal potensi diri dan menghubungkan klien dengan system sumber baik secara langsung maupun tidak langsung

E. RENCANA PERTOLONGAN

1.      Pengembangan dan menemu kenali potensi klien

2.      Pencapaian kehidupan yang lebih baik untuk klien

3.      Klien memiliki kehidupan sosial yang lebih baik dari sebelumnya

F. TUJUAN PEKERJA SOSIAL YANG REALISTIK

1.      Membantu klien dalam pengaktualisasian dirinya, melalui berbagai proses baik dengan penerimaan terhadap diri sendiri hingga pengenalan klien terhadap potensi diri yang dimilikinya.

2.      Menghubungkan klien dengan system sumber maupun pihak-pihak yang mampu mengembangkan kemampuan klien dan pemulihan sosial klien baik keluarga serta masyarakat sekitar kehidupan klien.

Sejauh ini langkah yang dapat di capai adalah penerimaan klien terhadap dirinya edan pengenalan klien akan potensi yang dimilikinya.

a.       Member kesempatan klien dalam pengaktualisasian dirinya, baik verbal dan non verbal, model peran, dan menjadi pendengar dalam setiap buah piker yang dimiliki klien.

b.      Memberi dukungan secara nyata dengan kesiapan pekerja sosial terhadap klien

c.       Menunjukkan simpati dan dialog tentang berbagai aspek kehidupan dan impian masa depan klien.

TUGAS BAGIAN B

1. Mengapa recording dalam pekerjaan social menjadi sangat penting?

Jelaskan 3 (tiga) tujuan dari recording dalam pekerjaan social!

Pencatatan (recording) dalam pekerjaan social menjadi sangat penting karena terdapat hubungan yang esensial antara pencatatan yang baik dengan keefektifan pelayanan terhadap klien. Seorang pekerja sosial dalam menentukan sikap dan upaya untuk menangani permasalahan klien harus berdasarkan dengan peristiwa atau situasi yang telah diutarakan oleh klien yang telah dicatat terlebih dahulu oleh pekerja sosial. Dengan kata lain pencatatan sebagai pedoman bagi pekerja sosial.

Tujuan recording antara lain :

a.       Fungsi Praktek

Dalam kegiatan praktek, berkenaan dengan pelayanan yang diberikan oleh pekerja sosial/lembaga pelayanan pekerja sosial, maka pencatatan dan pelaporan harus berfungsi untuk memperbaiki dan meningkatkan mutu pelayanan.

b.      Fungsi Administrasi

• Untuk menetapkan eligibilitas. Eligibilitas menyangkut kelayakan pelayanan dan menjadi dasar dalam pengambilan keputusan.
• Untuk menjamin kontinuitas pelayanan.
• Untuk memperlancar komunikasi baik internal maupun eksternal lembaga pelayanan.
• Untuk menggambarkan kegiatan yang diadakan oleh lembaga pelayanan, sehingga dapat tergambar apakah pelaksanaan kegiatan sesuai dengan rencana yang telah dibuat.
• Untuk menggambarkan  apa yang seharusnya dilakukan oleh lembaga pelayanan dimasa yang akan datang.
• Untuk melindungi klien.
• Untuk melindungi lembaga pelayanan.

c.       Fungsi Pengembangan

Berkaitan dengan pengajaran di kelas dan di lapangan serta penelitian. Proses pencatatan dan pelaporan bisa menjadi sarana untuk pengajaran di kelas (transfer ilmu yang berisi tentang pencatatan dan pelaporan) maupun sebagai bagian dari kegiatan di lapangan dalam rangka membimbing pekerja sosial yang melaksanakan praktek lapangan. Pencatatan dan pelaporan juga merupakan bahan untuk mengembangkan ilmu pekerjaan sosial baik sebagai suatu proses pengumpulan data/informasi maupun sebagai sumber data dan informasi (data sekunder/data tertulis yang sudah terdokumentasi).

2. Kapan summary recording diperlukan atau dibuat oleh pekerja sosial?

a.       Saat suatu kasus dibuka kembali.

b.      Saat suatu kasus dialihkan dari pekerja sosial lainnya atau ke anggota lainnya pada setting yang berbeda.

c.       Berkembang informasi baru yang perlu dicantumkan ke dalam catatan.

d.      Terjadi sesuatu yang mengubah assessment diagnostic pekerja sosial terhadap suatu situasi, dan menyebabkan perlu direvisinya rencana pelayanan.

e.       Suatu catatan dikirimkan ke seorang professional atau sebuah lembaga lain. Tidaklah baik jika hanya sekedar menyalin catatan yang ada untuk dikirimkan ke pihak luar. Hal ini berujung pada pelanggaran kerahasiaan dan seringkali menyebabkan pihak lain mendapat informasi yang berlebihan atau tidak sesuai. Sebuah ringkasan khusus perlu dipersiapkan,, berisi data yang diminta oleh pihak luar tersebut atau dalam bentuk garis besarnya.

f.       Informasi dalam suatu catatan dapat diungkapkan pada orang di luar lembaga. Pada beberapa setting mungkin diperlukan dokumentasi bahwa pengungkapan informasi suatu catatan kepada pihak lain telah dilakukan. Data berikut ini perlu dicatat oleh pekerja sosial jika terjadi pengungkapan informasi tentang catatan kasus klien kepada pihak lain :

• Tanggal pengungkapan/penyampaian informasi.
• Orang atau lembaga yang menerima informasi.
• Penjelasan atau salinan dari informasi yang diungkapkan.
• Tujuan mengapa informasi diungkapkan (akan digunakan untuk apa oleh lembaga yang menerimanya).
• Batasan-batasan tentang apa yang boleh atau tidak boleh dilakukan oleh lembaga dengan informasi yang diterimanya.
• Salinan format “ijin pengungkapan atau penyampaian informasi” yang ditandatangani oleh klien harus disertakan dalam catatan..

g.      Ketika suatu kasus ditutup.

3. Apa perbedaan gaya pencatatan ringkas dengan pencatatan proses?

Pencatatan ringkas dibuat dengan ringkas dan berisi informasi yang penting mengenai diri dan masalah yang dihadapi oleh klien sedangkan pencatatan proses berisi wawancara yang dilakukan oleh pekerja sosial dengan klien dan perasaan (gut level feeling) dari pekerjaan sosial serta analisis dari apa yang dihadapi oleh klien.

4. Apa isi dari summary recording?

a.       Nama lengkap klien (termasuk nama-nama aliasnya, nama palsu, atau nama panggilan).

b.      Identitas Klien seperti nomor KTP, nomor SIM, nnomor kartu pasien, dsb.

c.       Tanggal wawancara.

d.      Tanggal pencatatan dilakukan.

e.       Nama pekerja sosial.

f.       Tujuan wawancara.

g.      Isi apa yang terjadi selama wawancara.

h.      Penjelasan mengenai area permasalahan yang diidentifikasi pekerja sosial atau klien.

i.        Penjelasan tentang pelayanan yang diberiakan oleh pekerja sosial.

j.        Assesmen professional dan analitis dari pekerja sosial terhadap pemahaman tentang apa yang terjadi selama wawancara biasanya dalam kolom yang berjudul semacam “kesan pekerja sosial” atau “ringkasan diagnosis”.

k.      Rencana-rencana atau sasaran pelayanan untuk kedepannya atau tindak lanjut.. Hal ini sering kali dicantumkan dalam kolom “rencana pelayanan, rencana perawatan atau sasaran”. Di dalamnya dapat dicantumkan hasil dari sasaran tersebut dan permasalahan apa saja yang ditemui dalam mencapainya.

5. Sebutkan 5 (lima) teknik umum (general techniques) dalam summary recording?

1.      Ingatlah selalu tujuan dari pencatatan. Catat unsur-unsur penting dari sebuah situasi dengan cara mencantumkan informasi yang relevn dan significant. Tinggalaqkan rincian yang tidak sesuai tidak relevan dan berlebihan

2.      Gunakan pulpen untuk mencatat kecuali jika di instruksikan menggunakan pensil. Jika catatan akan difotokopi jangan menggunakan warna pulpen lain selain warna hitam

3.      Cantumkan nama pencatat yang sah atau cantumkan di bawah tanda tangan yang sah

4.      Catat tanggal yang pasti bukan periode waktu. Misalnya gunakan ungkapan “ ibu Brownakan dating pada pertemuan tanggal 7 oktober” dari pada ungkapan “ ibu Brown akan datang di pertemuan minggu depan.”

5.      Buatlah catatan seringkas mungkin. Catatan yang efektif tidak harus panjang, karena catatan yang bertele-tele seringkali gagal memberikan fakta-fakta inti

6. Data apa saja yang terdapat dalam intakes summaries?

Data berikut biasanya dicantumkan dalam pencacatan awal (intake recording) :

1)      Nama pekerja sosial, tanggal kontrak awal dilakukan, dan tanggal ringkasan awal dipersiapkan.

2)      Nama, alamat, nomor telepon, dan nomor identitas klien.

3)      Orang-orang lain yang diajak bicara oleh pekerja sosial sebagai bagian dari proses awal (intake process)m serta nama dan hubungan mereka dengan klien.

4)      Alasan kontak dengan klien. Bisa juga disebut “persoalan saat ini” (presenting problem).

5)      Deskripsi ringkas (summarized description) tentang informasi latar belakang dan sejarah sosial (social history) yang berkaitan dengan area permasalahan utama.

6)      Dasar dan pola kontak sebelumnya dengan lembaga, jika ada.

7)      Pernyataan ringkas diagnosis (a diagnostic summary treatment).

8)      Rencana perawatan (a treatment plan) yang mendeskripsikan sasaran perawatan jangka pendek dan jangka panjang.

9)      Beberapa lembaga mencantumkan kolom akhir “disposisi” untuk menunjukkan hasil yang spesifik.

7. Informasi apa saja yang terdapat pada transfer summaries?

Informasi berikut ini biasanya dicantumkan dalam ringkasan transfer :

1)      Nama pekerja sosial dan tanggal ringkasan transfer dibuat.

2)      Nama dan nomor identitas klien.

3)      Tanggal dan alasan terjadinya kontak pertama antara klien dan lembaga. Jika kasusnya sudah pernah dibuka dan ditutup beberapa kali, maka ringkasan tentang tanggal dan alasan tiap-tiap pembukaan dan penutupan kasus harus dicantumkan.

4)      Permasalahan (presenting problem) yang ada saat kasus dibuka.

5)      Kolom “aktivitas kasus” (case activity) atau “penyediaan layanan” (services provided) untuk menjelaskan apa saja yang telah terjadi semenjak kasus dibuka.

6)      Deskripsi tentang situasi klien saat ini.

7)      Ringkasan diagnosis (diagnostic summary).

8)      Pembahasan tentang rencana perawatan yang tertunda (pending treatment plans).

9)      Alasan kasus ditransfer, kepada siapa kasus ditransfer, dan tanggal efektif transfer (berbeda dengan tanggal ringkasan transfer dibuat). Sebuah pernyataan dapat dicantumkan untuk menunjukkan sadar tidaknya klien akan proses transfer.

8. Data apa saja yang terdapat pada closing summaries?

Berikut ini adalah garis besar ringkasan penutup yang disarankan, yang dapat diadaptasi untuk disesuaikan dengan masing-masing lembaga:

1)      Nama pekerja sosial dan tanggal ringkasan penutup dibuat.

2)      Nama dan nomor identitas klien.

3)      Tanggal dan alasan terjadinya kontak pertama antara klien dan lembaga jika kasusnya sudah pernah dibuka dan ditutp beberapa kali, maka ringkasan tentang tanggal dan alasan tiap-tiap pembukaan dan penutupan kasus harus dicantumkan.

4)      Permasalahan yang ada saat kasus dibuka.

5)      Kolom “aktivitas kasus” (case activity) atau “penyediaan layanan” (services provided) untuk menjelaskan apa saja yang telah terjadi semenjak kasus dibuka.

6)      Deskripsi tentang situasi klien pada saat kasus ditutup.

7)      Pernyataan ringkasan diagnosis amat penting untuk menyebutkan permasalahan-permasalahan yang belum terselesaikan pada saat kasus ditutup dan indikasi mengapa permasalahan-permasalahan tersebut tetap ada.

8)      Alasan dan tanggal penutupan kasus (jika berbeda dengan tanggal ringkasan dibuat).

9)      Beberapa lembaga meminta pekerja sosial untuk mencantumkan pernyataan yang mengindikasikan kemungkinan kasus dibuka kembali dimasa yang akan datang.

9. Aspek-aspek apa saja yang harus dicantumkan pada diagnosis summaries?

a.       Permasalahan dan kebutuhan klien menurut klien itu sendiri.

b.      Permasalahan dan kebutuhan klien menurut pekerja sosial.

c.       Perasaan klien terhadap situasi yang dihadapinya.

d.      Kesesuaian antara perasaan dan tingkah laku klien.

e.       Upaya yang dilakukan dalam mengatasi permasalahan.

10. Sebutkan garis besar yang terdapat pada ringkasan riwayat sosial umum (general social history summaries)?

1)      Tanggal dan alasan referral atau rujukan.

2)      Situasi medis (medical situation).

3)      Situasi keluarga (family situation)

4)      Tatanan kehidupan (living arrangement)

5)      Situasi ekonomi (economy situation).

6)      Informasi latar belakang (background information).

7)      Kesan pekerja sosial (worker’s impressions/diagnostic summary).